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債権回収やクーリングオフに!

当事務所では債権回収やクーリングオフに最適な内容証明郵便を作成します。 内容証明を使うのが本当に望ましいのか、どういう内容を記載するのか、相手が応じなかったらどうするのかまでアドバイスします。 行政書士名で出せば受け取った相手に対する効果も倍増、問合せに対しても責任もって対応いたします。



【1】内容証明郵便とは

どういう内容の文書を、いつ誰から誰に送ったかということを郵便局(日本郵便株式会社)が証明する郵便のことを言います。
送った文書と同一のもの(謄本)を差出人と郵便局がそれぞれ保管します。 証明するのは文書の内容自体であり、文書の内容が真実かどうかではありません。
また、文書の内容について郵便局が関知するものでもありません。 郵便局は送付する文書と謄本が同一であるかどうか確認しますが、信書の秘密が保障されていますので、文書の内容を読むわけではありません。
いつ配達されたかという配達証明を併用して、配達証明付き内容証明郵便とするのが普通です。

【2】内容証明郵便の効果

文書の内容について制限はなく、とにかく何を送ったか証拠を残したいときに使います。 逆に言えば、法的にはそれ以上の効力はありません。
ただし、文書が届いたことで(=差出人の意思が受取人に到達したことで)、直ちに法律的効果が生じる場合もあります。 次に出てくる契約解除や取消、時効の中断、相殺の意思表示などです。 これらは内容証明郵便自体の効果ということではなく、意思表示が到達したことの証明として、内容証明郵便が使われます。

内容証明郵便には配達証明を付けるのが普通ですが、その場合は封筒に赤字で「配達証明」とスタンプされ、中の書面にも、郵便局の証明文言が記載されますので、 受け取った人には何か特別なものという感覚があります。 いわゆるハッタリが効きます。ただし、滞納常習者のように、慣れている人には効果が薄いです。 ただ、例えば「法的手続をとります」とかの場合は、「こちらは本気です」と印象付ける効果はあるでしょう。
支払いの催促には内容証明郵便が効果的と言われますが、何でも出せばいいというものでもありません。 前に書いたように、慣れっこになっている相手もいます。内容証明で反応が無ければ、次は実際に法的手続に移るしかない場合もあります。 特に威圧的な表現をした場合は、せっかく話合いができそうだったのにぶち壊してしまうこともあります。
相手との関係性や、回収までのプロセスを充分に検討したうえで出すべきでしょう。

【3】内容証明郵便が利用される一般的事例

・金銭の支払や建物の明渡など、いわゆる履行の請求 

・契約の解除や取消、クーリングオフ 

・消滅時効にかかるのを防ぐための時効の中断、完成した時効の援用
・債権譲渡や相殺の通知



【4】内容証明郵便を受け取ったら

内容証明郵便自体は直接の法的効果を持たないとはいえ、受け取ったときに無視して放置することはお勧めしません。 それが貸金等の請求であれば、放置するほど遅延利息や訴訟費用など、余計な負担が増えることになります。 また、訴訟や強制執行となれば、予想外の損失を被ることもでてきます。 債権者も内容証明の段階なら多少の譲歩をしてくれることがあります。 自分の側に責任があると思ったら、早い段階で請求に応じた方がお互いに得になります。

【5】内容証明郵便の送付 その1-郵便局窓口から出す方法

(1)差出方法

扱うのはいわゆる本局です。街中にある小さな特定郵便局では扱いません。
日本郵政のサイトで、内容証明を扱っているか調べることができます。

  -日本郵政のウェブサイト(別ウィンドウで開きます)

郵便窓口に次のものを提出します。
・内容文書(受取人へ送付するもの) 封筒に入れず、同じ物を3通
 (2通は謄本として差出人と郵便局がそれぞれ保管します。)
・差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒(内容文書のとおりに記載)

(2)文書の作成方法

用紙の大きさや縦書き横書き、マス目の有無は問いません。 パソコンで作成しても手書きでも大丈夫です。 訂正の仕方が決められているので、手書きの場合は、鉛筆で書いてコピーを3枚とるとよいでしょう。

以下のとおり文字数の制限があります。
 縦書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
 横書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
        ・1行26字以内、1枚20行以内
 句読点も1文字に数えます。

パソコンの場合は、通常は行頭に句読点が来ないよう、行末で調整されているので、1行の文字数を超過してしまうことがあります。 禁則文字の設定で、行頭に句読点が来ることを許可しておくことが必要です。 また、丸数字を2文字に数えたりという決まりがあるので、1行を18字とかに設定しておくのもよいでしょう。
手書きの場合は内容証明用紙を文具店等で購入するか、400字詰め原稿用紙(20字×20字)でも構いません。 専用用紙のまま出したければ、間にカーボン紙を挟んで書きます。

差出人と受取人の住所氏名を記載します。差出人の印鑑は文書が1枚のときは不要です。
2枚以上になるときは、各ページのつなぎ目に契印が必要なので差出人の押印をします。
1枚でも心理的効果を狙うときは、押印した方が効果はあるようです。
差出の際に訂正を求められることがあるかもしれないので、郵便局に出す際は印鑑を持っていった方が間違いないです。

(3)同封したいものがあるとき

内容証明郵便には証明する文書以外のものを同封することはできません。 そのようなときは、文中に「同時に送付した○○」等と記載して、同時に書留便で別送することになります。
こちらにも配達証明を付けておくとよいでしょう。

(4)郵便料金

基本料金82円+書留料金430円+内容証明料金430円+配達証明料金310円=1252円
・2枚以上になる場合、1枚ごとに260円を加算
・速達の場合、速達料金280円を加算
・事前に切手を貼るときは、内容証明料金を除いた822円だけを封筒に貼る。
 430円は郵便局保管の謄本に貼ることになるので、窓口で出す。



【6】内容証明郵便の送付 その2-インターネットで出す方法

(1)差出方法

電子内容証明サービス(e内容証明)を利用することで、24時間自宅から発送手続をすることが可能です。

  -電子内容証明のウェブサイト(別ウィンドウで開きます)

2016年4月3日から新サービスにリニューアルされています。
同年11月20日からWindows10にも対応がされました。
事前に利用者とクレジットカードの登録をする必要があります。

(2)文書の作成方法

Microsoft Word(2007から2016まで)の専用フォーマットで作成します。
余白の規定がありますが、10.5ポイント以上のフォントを使えば文字数の制限はありません。
受付されると書留引受番号が発行されます。
差出人用の謄本は、後日簡易書留郵便で送付されてきます。

(3)郵便料金

基本料金82円+電子郵便料金15円+書留料金430円+内容証明料金375円+謄本送付料金298円+配達証明料金310円=1510円
・2枚以上になる場合、1枚ごとに電子郵便料金5円+内容証明料金353円を加算
・速達の場合、速達料金280円を加算

【7】文書中に行政書士名を表示できる

行政書士が文書の作成を請負った場合、お客様の名前だけで出すことも、作成代理人として行政書士の名前を入れて出すことも可能です。
行政書士の名前を入れた場合、問合せ等は一次的には行政書士が受けることになります。
このとき、文書の意図するところを適確に答えることができるかどうかは、特に債権の回収においては極めて重要です。 答え方一つですぐに回収につながるか、あるいは訴訟まで必要になるかの分かれ道になることもあります。
ただし、代理人として督促交渉等をすることはできませんので、相手方の意向等はお客様にお伝えし、後はお客様でのご対応となります。
もちろん、以後のアドバイスをしたり、必要であれば弁護士等の専門職と連携するなど、最終的な結果に至るまでお手伝いいたします。

基本料金(内容証明郵便の作成・送付) 25,000円(消費税別)
行政書士名で発送する場合 5,000円加算
経済的利益が50万円を超える場合 50万円を超えた額の5%を成功報酬として加算